Zaragoza.- La innovación aragonesa se pone al servicio de la Justicia y lo hace de la mano de Logisman, con sede en Zaragoza y Zuera. La empresa, que nació en el año 2000, ha recibido el premio Justicia Accesible del Consejo General del Poder Judicial (CGPJ) por su novedoso software de gestión de documentos ArchiMaat.
Se trata de una aplicación que aporta "un control y seguimiento" de todos los movimientos de expedientes judiciales que existen en un juzgado, explica la directora ejecutiva adjunta de Logisman, Vanesa Pardos.
Es decir, ArchiMaat registra tanto la entrada y salida de nueva documentación como los movimientos que hay de consultas sobre expedientes creados, solicitados por un juez, un secretario, un abogado o un perito, por ejemplo.
Este sistema de gestión empezó a desarrollarse en 2009 y comenzó a aplicarse en el sector de la Justicia en 2012. Realiza un primer registro de manera individual de cada uno de esos expedientes judiciales en el cual se registran los datos que lo componen y luego se guarda su ubicación física. "Una vez en su depósito se registran los movimientos que se realizan sobre cada uno", puntualiza Pardos.
ArchiMaat permite localizar físicamente los documentos y favorece la consecución del denominado papel 0 aunque este sistema todavía "no tiene estructura de software y hardware" disponible para la búsqueda online. "El sistema del expediente digital es un germen que irá evolucionando, pero sigue siendo un manejo físico. Otra cosa es que se potencie el papel digital, pero luego se imprime", considera Vanesa Pardos.
Las claves del éxito
La empresa Logisman Aragón, que cuenta con unos 40 empleados en plantilla, logró el premio Justicia Accesible 2015 por su "idea innovadora" en la gestión de expedientes judiciales y su consulta. Además, son conscientes de que su éxito se debe en buena parte a sus clientes y a la información que les han ido proporcionando.
"A raíz de la información que hemos obtenido del juzgado pensamos una idea y, en colaboración con nuestros clientes, hemos ido desarrollando este software", señala Pardos, quien considera que "el premio es de nuestros clientes" quienes además les animaron a presentar su iniciativa a los premios que concede el CGPJ.
El sistema busca su implantación en Aragón
A pesar de ser una idea innovadora made in Aragón, los órganos judiciales de la Comunidad no disponen todavía de este sistema de gestión. “Es una espinita clavada, pero esperamos que en esta ocasión consigamos implantarlo. Burgos, Soria, Segovia y Murcia son algunas de las ciudades que ya han implantado este software.
Desde Logisman aseguran que el Ejecutivo autonómico conoce su aplicación y los servicios que prestan pero son conscientes de que su implantación en la Comunidad "está vinculada a un procedimiento concursal", señala Pardos.
"En próximas fechas se renovará y esperamos poder participar de una forma competitiva y que se puedan valorar otros servicios y otras mejoras como son estas aplicaciones", añade. Desde esta empresa prevén que el concurso para la nueva adjudicación salga a finales de año.
La Justicia fue el germen del desarrollo de esta aplicación, pero no es el único ámbito al que puede aplicarse. El sector bancario, el de seguros y la empresa privada son los sectores que les reportan mayor volumen de negocios, al margen de la Justicia.
“Esperamos que siga implantándose en otras provincias y sectores porque su uso es bastante productivo y mejora mucho el trabajo del día a día, es efectivo y fiable”, manifiesta la directora ejecutiva adjunta de Logisman, quien además recogió el premio concedido por el CGPJ.
El centro de custodia documental de Logisman se encuentra en Zuera, provincia de Zaragoza, donde se ubican también las Oficinas Centrales de la empresa. El centro logístico de Logisman está integrado por los diferentes departamentos corporativos de la empresa que conforman el espacio reservado a oficinas, el muelle de carga y descarga, y el búnker destinado a custodia documental y destrucción de documentos confidenciales.
Las instalaciones de Logisman, que en la actualidad ocupan casi 16.000 metros cuadrados cumplen con la normativa vigente estatal de seguridad y con los reglamentos de obligado cumplimiento, así como con otras normativas de seguridad internacional aún más restrictivas.
En relación al almacenamiento y custodia documental, Logisman cuenta con una serie de equipos que permiten minimizar los tiempos de manipulación y gestión de la documentación, contribuyendo a realizar las actividades de forma más eficiente. Carretillas elevadoras, traspaletas y muelles de carga son algunos de los equipos de los que dispone esta empresa.
Logisman, según detalla en su página web, es consciente de la importancia de la seguridad y confidencialidad necesarias para la documentación de sus clientes. Por ello presta especial atención a la hora de seleccionar los vehículos que realizan los traslados.
La empresa ofrece servicios de expurgo
Logisman ofrece además un servicio de expurgo para eliminar los expedientes que ya no tienen vigencia o interés. “Cada tipo de documento lleva unos criterios de expurgo y a raíz de las órdenes que recibimos de las Juntas de Expurgo empezamos a trabajar en la extracción y trituración que hacemos en nuestras propias instalaciones”, explica Pardos. Un trabajo que sí hacen para Aragón así como para otras Comunidades Autónomas.
Las instalaciones donde destruye son propias y están anexas al centro de custodia, lo que impide la pérdida o extravío de documentación.
