Huesca.- El Centro de Conocimiento de Administración Pública Electrónica de la entidad Aragonesa de Servicios Telemáticos (AST) ha acogido esta mañana en su Aula de Formación de Walqa una conferencia sobre la denominada “Optimización Documental”, en la que la empresa aragonesa Multitec, especialista en gestión electrónica documental, ha puesto a disposición de los presentes su experiencia profesional, asociada a la digitalización y conversión de documentos en papel con las últimas tecnologías. A través de una breve presentación los empresarios han podido saber algo más sobre este tipo de gestión, la calidad en la captura de datos, el software de gestión o aspectos relacionados con la seguridad; todos ellos encaminados a lograr una idónea administración sin papel.
La gestión electrónica documental va entrando poco a poco en la esfera privada, una adaptación complicada, como ha explicado la directora de Multitec, María Luisa Marín, debido a la diversificación de cada sector y sus diferentes necesidades. La administración está ayudando en este cambio ya que está creando un precedente "necesario" al que se suma la nueva normativa que cada vez más obliga a la puesta en marcha de este tipo de iniciativas con el fin de crear nuevos flujos informativos más duraderos, eficientes y rápidos.
En cuanto a la cuantía económica, aspecto que preocupa mucho al empresario, todo depende del uso de los documentos y la frecuencia de consulta ya que significa un ahorro de tiempo el poder consultar un mismo informe las veces que se quieran por un número indeterminado de personas incluso fuera del ámbito empresarial. El deterioro del material, la seguridad de la información y el ahorro de espacio físico son otros de los beneficios de esta técnica documental.
Durante su intervención, el director adjunto de Multitec, Jorge Maestre, ha expuesto los requisitos fundamentales para lograr el éxito de la denominada “oficina sin papel”. “Digitalizar no es usar un escáner”, ha argumentado Maestre en el transcurso de su comparecencia donde ha detallado los problemas que pueden surgir cuando se compran escáneres y se realizan las digitalizaciones sin seguir las pautas correspondientes.
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Centro de Conocimiento de Administración Pública Electrónica de la entidad Aragonesa de Servicios Telemáticos |
También ha puesto sobre la mesa los factores de éxito para lograr una buena digitalización con una adaptación a las normativas existentes, un seguimiento de las reglas básicas que tienen que ver con la calidad de las imágenes y la utilización de un software de gestión sencillo que permita recuperar los datos. Unas labores que a priori parecen complicadas pero que pueden aligerarse gracias al asesoramiento de empresas especializadas que pueden ayudar al empresario en la búsqueda de subvenciones y métodos mucho más sencillos.
Digitalización práctica
La nota práctica la ha aportado la directora de Multitec, María Luisa Marín, a través de varias experiencias reales que han constituido todo un éxito. Uno de los más representativos es el desarrollo de la optimización digital que se está llevando desde hace seis años en la mutua MAZ de Zaragoza. Una experiencia que gestiona más de 600.000 documentos enviados desde más de 50 centros de toda España. En un día y gracias a un proceso unificado los usuarios tienen la información a su disposición con el consecutivo ahorro físico que supone.
Finalmente, Marín ha querido dejar claro que "se debe optimizar al máximo los recursos informáticos con los que cuenta la propia empresa para no obligar al empresario a gastar más de lo necesario, sino que hay que aprovechar lo que el cliente posee".
Los asistentes, provenientes de diversas comarcas y ayuntamientos aragoneses, así como de empresas privadas interesadas en el tema han podido compartir sus experiencias y preguntar todas sus dudas en relación a este tema que cada vez va tomando mayor peso en el seno de instituciones y empresas.
